INFORMATION SYSTEM – DATA FLOW DIAGNOSIS

Automobile industry

ref : Application Architecture

The main current application covers the areas of finance and fixed assets, purchase-stock, sales, logistics and completes the GMOA, GPOA and e-commerce applications. The client wishes to expand and enrich its information system with new projects:

Integrating a decision-making system

Rolling out the ERP to subsidiaries

Implementing new functional areas such as CRM

In this context, the client asks the following question:

Is the current structure of data flows adapted to current needs and future developments?

To address this issue, the Insyco team has structured a study in two distinct phases:

Diagnosis of the flow of data in the application ecosystem
Recommendations on the management of repositories and data

The actions undertaken by Insyco as part of this study are:

Diagnosis of the existing IS and potential for progress in terms of urbanization and data management
Critical analysis of the architecture of the existing information system
Details of applications and data management solutions: ERP, business applications, reporting, ETL

In parallel with this operational diagnosis, Insyco has carried out a technical audit of the existing system which led to a description of the situation on the following subjects:

denormalized data on several applications without consistency check
information sharing processing and scheduling
the « business » activity of the logistics platform on the transactional level versus reporting and data analysis.

This work has also led to recommendations in terms of governance, system sizing and adaptation of data flows.

The first observation is that the data management was correctly adapted to the activity and the volume handled, but that a number of tools jeopardized the client’s ability to rise to the height of his challenges.

For example, there was no data dictionary, repositories were not listed and knowledge of metadata was almost non-existent.

A major challenge for the client was therefore to regain control over the management of its data in order to prepare for the next developments in the IS.

To this end, Insyco has proposed a Lean Data Management approach based on a systematic inventory of repositories and a catalog of data and metadata.

This methodology has resulted in the implementation of a mix – ESB (data bus) + ETL + Decision-making platform.

Insyco has thus delivered a set of analyses and recommendations covering both functional and technical aspects of data flow circulation.

Edition logicielle

Secteur de l’environnement

ref : Gestion du tableau ICPE technique et développement

Notre client utilise un solveur du marché pour modéliser ses processus de production.
Cette approche lui permet de partager sa compréhension de modèles qui dépendent en amont du marché de l’énergie et en aval des contraintes de distribution.
Il semble difficile au client de systématiser cette approche sur l’ensemble des sites de production, comme chaque site dispose de processus légèrement différent et que tous ne sont pas équipés du même logiciel.
Le client se demande comment disposer d’une vue d’ensemble de sa production pour l’optimiser au niveau global.

Pour ces clients Insyco s’est allié avec la société Tilda Conseil afin d’éditer le logiciel Ma-GIC :

Le seul outil de maîtrise réglementaire axé sur le tableau des Installations Classées.
Une comparaison directe du tableau ICPE avec la situation connue de l’administration, et selon les seuils réglementaires en vigueur
Une intégration des éléments de suivi opérationnel permettant de maitriser sa conformité à l’Arrêté Préfectoral et autres réglementations applicables au site.

Face à la demande de plusieurs clients de différents secteurs (aéronautique, énergie, environnement), qui sont confrontés à la gestion de sites soumis à enregistrement, déclaration ou autorisation d’exploiter, Insyco a étudié comment intégrer de la façon la plus légère possible un outil pour faciliter cette problématique.

Dans le contexte règlementaire changeant (norme SEVESO III et nouvelles nomenclatures de classement des substances), et dans le contexte de transformation continue des systèmes d'information, INSYCO a opté pour une offre d’application dans le Cloud, qui permet une intégration non-intrusive et rapide des nouvelles fonctionnalités dans l’écosystème applicatif des clients.

La stratégie de couplage de Ma-GIC avec l’architecture existante a été étudiée de façon à ce que seules les informations de référentiels et de quantités dont Ma-GIC a besoin pour établir et suivre le tableau ICPE soient prélevées du système d’information.

L’application étant multi-site, une consolidation et un reporting thématique et géographique a été ajouté pour compléter la solution.

Par ailleurs, des éditions de rapports des « porter à connaissance » aux préfectures et de rapports justificatifs du tableau ICPE sont disponibles dans l’outil en temps réel.

Les évolutions réglementaires sont mises à jour en permanence dans le référentiel Ma-GIC, et les clients sont avertis des changements légaux qui impactent leurs activités ou les produits qu’ils détiennent en stocks.

Une fonction de simulation permet de prévoir l’impact d’un projet de modification des installations en termes de conformité à l’arrêté préfectoral.

Enfin, un suivi des actions liées aux prescriptions des audits est intégré à cet outil également. Plus d’information sur http://ma-gic.fr

Choix d’outil

Secteur de l’audit comptable

ref : Benchmark des outils

Notre client, acteur de référence de l’audit, du conseil, et des services comptables, fiscaux et juridiques, utilise un ERP couvrant les domaines de :

La saisie des temps et des notes de frais

La comptabilité fournisseurs, clients, générale, la comptabilité projet, les achats et la formation

L’ERP actuel n’apporte pas entière satisfaction aux différentes populations d’utilisateurs : Les processus opérationnels sont parfois fastidieux, notamment pour les activités des bureaux en régions. Face à cette situation le client souhaite changer d’ERP et consulter les solutions du marché.

Insyco propose un accompagnement qui répond aux objectifs suivants :

Exprimer les besoins de gestion sur la couverture fonctionnelle actuelle.
Sécuriser les processus cibles sur les points clefs de l’activité
Apporter une solution à coût maîtrisé et en rapport avec le périmètre et le service attendu en cible

Afin de fiabiliser la construction de la solution, Insyco opte pour une approche de redéfinition du cahier des charges. Ce travail restitue :

les besoins fonctionnels et les impératifs techniques
les besoins d’informations nécessaires à la juste évaluation des offres (informations institutionnelles, références, road map de l’outil, budget…)
les contraintes projet pesant sur la mise en œuvre (planning pressenti, ressources disponibles…)
les prestations et services attendus de la part de l’éditeur / intégrateur
si possible le cadre contractuel sur lequel doit se positionner l’éditeur / intégrateur

Insyco rédige le cahier des charges à partir d’interviews des responsables des différents domaines fonctionnels et du responsable des systèmes d’information. A l’aide d’Insyco, le client dresse une short list des meilleures solutions du marché au regard du cahier des charges en s’appuyant sur :

notre connaissance des solutions du marché
la projection budgétaire de mise en œuvre et de maintenance de la solution
un questionnement adressé aux éditeurs sur les références similaires et le niveau de couverture des spécificités métier

Après lancement de la consultation, le client et Insyco analysent les offres à l’aide d’une grille de scoring valorisant les critères de choix pondérés (niveau de couverture fonctionnelle, nombre de spécifiques, technologies proposées, budget, méthodologie d’implémentation et implication attendue des ressources, équipes proposées, etc…). Cette méthodologie permet au client de sécuriser une démarche en ligne avec ses objectifs opérationnels et budgétaires dans le cadre d’un changement d’outil.

Développement

Secteur de l’énergie

ref : Expertise technique et développement

Notre client utilise un solveur du marché pour modéliser ses processus de production.
Cette approche lui permet de partager sa compréhension de modèles qui dépendent en amont du marché de l’énergie et en aval des contraintes de distribution.
Il semble difficile au client de systématiser cette approche sur l’ensemble des sites de production, comme chaque site dispose de processus légèrement différent et que tous ne sont pas équipés du même logiciel.
Le client se demande comment disposer d’une vue d’ensemble de sa production pour l’optimiser au niveau global.

Insyco met à contribution son expertise technique afin de :

Installer une version serveur du solveur en vue de le déployer dans les différents sites.
Travailler sur la convergence des modèles afin de publier un Core Model exploitable par tous les sites.
Développer des releases « locales » du solveur qui s’intègrent avec le Core Model

Insyco et son client définissent plusieurs enjeux majeurs dans le contexte :

Favoriser la collaboration des sites
Rendre les processus de production transparents et compréhensibles
Rechercher la performance des processus sur un cluster de sites

La première des actions consiste à partager l’outil et la méthodologie de modélisation des processus. Insyco est donc en premier lieu intervenu de concert avec l’éditeur pour installer une version serveur professionnelle du solveur, qui permet une publication des modèles sur les différents sites. En partant d’un modèle représentatif, Insyco a travaillé avec les opérationnels des sites de déploiement cibles pour déterminer les invariants du modèle. Ces sites cibles utilisaient des tableurs pour modéliser leur production. Pour matérialiser de façon compréhensible et partager ces invariants, Insyco a élaboré un modèle ppcd. Insyco a ensuite re-découpé le modèle existant en une partie générique « groupe » et une partie spécifique. La partie générique a été publiée pour l’ensemble des sites et les seules les parties spécifiques ont été développées pour les déploiements. Ceci a permis une mutualisation des évolutions génériques et des économies de maintenance d’une part. Mais cela a également autorisé la réalisation d’un méta-modèle spécifique qui intègre la production de l’ensemble des sites et permet de travailler sur les optimisations de la production de façon globale. Le client dispose maintenant d’une vision claire et agrégée de l’ensemble de ses processus de production.

Audit des flux de données du système d’informations

Secteur Automobile

ref : Architecture Applicative

L’application principale en place couvre les domaines Finance et immobilisations, Achat-Stock, Ventes, logistique qui complète les applicatifs GMOA, GPOA et e-commerce. Le client souhaite élargir et enrichir son système d’informations par de nouveaux projets :

Intégration d’un système décisionnel

Déploiement de l’ERP aux filiales

Mise en place de nouveaux domaines fonctionnels comme la CRM

Dans ce contexte, le client se pose la question suivante : La construction actuelle des flux de données est-elle adaptée aux besoins actuels et aux évolutions futures ? Pour répondre à cette problématique l’équipe d’Insyco a structuré une étude en deux phases distinctes :

Diagnostic de la circulation des données de l’écosystème applicatif

Préconisations sur la gestion des référentiels et de la donnée

Les actions entreprises par Insyco dans le cadre de son étude sont :

Diagnostic du SI en place et gisements de progrès en termes d’urbanisation et de gestion de la donnée
Analyse critique de l’architecture du système d’information en place
Détail des solutions applicatives et de gestion de données : ERP, Applicatifs métiers, reporting, ETL

En parallèle de ce diagnostic opérationnel, Insyco a procédé à un audit technique du dispositif existant qui a conduit à un descriptif de la situation sur les sujets suivants :

Les données dénormalisées sur plusieurs applications sans contrôle de cohérence.
Les traitements de partage de l’information et leur ordonnancement.
L’activité « business » de la plateforme logistique sur le plan transactionnel versus reporting et analyse de données.

Ce travail a également abouti à des préconisations en termes de gouvernance, de dimensionnement des systèmes et d’adaptation des flux de données.

Le premier constat est que la gestion des données était correctement adaptée à l’activité et à la volumétrie traitée, mais qu’un certain nombre d’outils compromettaient la capacité du client à se hisser à la hauteur de ses enjeux. Par exemple, il n’existait pas de dictionnaire des données, les référentiels n’étaient pas répertoriés et la connaissance des métadonnées quasi-inexistante.

Un enjeu fort pour le client était donc de reprendre le contrôle sur la gestion de ses données afin de préparer les prochaines évolutions du SI.

A cette fin, Insyco a proposé une démarche de Lean Data Management fondée sur un inventaire systématique des référentiels et un catalogue des données et métadonnées.

Cette méthodologie a abouti à la mise en place d’un mix – ESB (bus de données) + ETL + Plateforme décisionnelle.
Insyco a ainsi délivré un ensemble d’analyses et de préconisations qui couvrent les aspects fonctionnels et techniques de circulation des flux de données.

Migration et changement de version

Secteur de l’Energie

—

ref : Migration et changements de versions

Le client gère les achats, les stocks et la finance pour environ 500 filiales en Europe avec son ERP, lequel arrive en fin de support dans sa version actuelle. La question du chemin de migration par ré-implémentation ou upgrade standard se pose. Par ailleurs le coût de la migration est à mettre en regard des apports fonctionnels de la nouvelle version. Enfin, le client aimerait réduire le nombre de développements spécifiques pour rationaliser son activité de maintenance.

Le client a demandé à Insyco de l’accompagner sur les différentes phases de son projet de migration :

Etude de cadrage fonctionnel et budgétaire
Détermination du meilleur chemin de migration
Pilotage du projet de migration et de la reprise des données

Le but de l’étude de cadrage est de fournir une estimation pour la migration des instances de l’ERP utilisées par le client. L’étude doit présenter les différentes phases du projet, les compétences nécessaires aux différentes phases du projet et les charges par profil. L’étude présente différents scénarios pour la migration, permettant de voir les impacts sur les ressources, les coûts et les risques en fonction de la durée de déploiement.

Après avoir mesuré les impacts techniques et fonctionnels des options possibles de migration, Insyco a identifié et chiffré 2 scénarios de migration à isopérimètre. Des ateliers de travail avec le client ont permis de se forger une conviction sur le meilleur scénario de migration. Le plan projet a été affiné, un plan de gestion des environnements projet défini, une équipe projet constituée. Le choix a été de procéder à une ré-implémentation de l’ERP, avec un fort enjeu de convergence des processus métiers dans les 500 filiales et de nettoyage des données à reprendre.

Un autre enjeu était de rationaliser les instances des différentes entités du groupe en une seule application, tout en conservant un SLA dans les standards internationaux (dispo. 24h/24h – 7j/7). Insyco est intervenu pour mettre en place et piloter des groupes de travail sur certains thèmes ou processus clefs comme :

La clôture comptable (fast close)
La TVA et la fiscalité
La comptabilité auxiliaire et les règlements

Les groupes de travail ont participé à l’alignement des processus, à la rédaction des spécifications, à la recette ainsi qu’à la validation de la reprise des données. Insyco a accompagné le projet depuis la phase pilote jusqu’aux déploiements de la solution dans les filiales en passant par le paramétrage de la solution et la migration des spécifiques. Ce projet complexe a abouti en 1 an et 3 mois, ce qui constitue une belle réussite pour Insyco mais surtout pour notre client.

références

Découvrez nos principaux clients et quelques projets marquants.

Cas clients

MIGRATION ET CHANGEMENT DE VERSION

CHOIX D’OUTIL

ASSISTANCE MAITRISE d’oeuvre

CIO ADVISORY

MAINTENANCE ET EVOLUTION DES SYSTÈMES

INFRASTRUCTURE

AUDIT DES FLUX DE DONNéES DU SYSTÈME D’INFORMATIONS

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AUDIT DES FLUX DE DONNéES DU SYSTÈME D’INFORMATIONS

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Automobile industry

INFRASTRUCTURE

Media industry

SYSTEMS MAINTENANCE AND EVOLUTION

Media industry

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Energy Industry

PROJECT MANAGEMENT ASSISTANCE

Transportation industry

APPLICATIONS BENCHMARKING

Statutory auditing sector

MIGRATION AND VERSION UPGRADE

Energy industry

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Secteur de l’énergie

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Secteur de l’environnement

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Secteur de l’audit comptable

Développement

Secteur de l’énergie

Assistance maîtrise d’oeuvre

Secteur de l’industrie des transports

Audit des flux de données du système d’informations

Secteur Automobile

Infrastructure

Secteur des médias

Maintenance et évolution des systèmes

Secteur des médias

Migration et changement de version

Secteur de l’Energie